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工業企業檔案分類編號規則

                           工業企業檔案分類編號規則

                        DB37/T180-93   山東省地方標準

 

  1  主題內容和適用范圍

   本標準規定了工業企業檔案的分類整理、類目標識、案卷排架、檔號編制及編制檢索工具的一般方法和要求。

   本標準適用于各類工業企業的檔案管理。交通、建筑施工、電力、郵電、農業、林業和商業服務等企業可參照執行。

   2  引用標準

   GB3792.5檔案著錄規則

   3  名詞術語

   3.1 企業檔案  是指企業在各項管理工作、生產、科研及經營等活動中直接形成的,具有保存價值的各種文字材料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

   3.2 檔案分類  是根據檔案的共同點和差異點,將檔案區分為不同類別的邏輯方法。

   3.3 類目標識  識別與區分檔案類別的符號。

   3.4 檔號  檔案的編號。包括分類號、項目代號、案卷號。

   3.5 目錄  按照一定的次序編排而成的條目組合,是檔案檢索和報導的工具。

   3.6 檔案著錄  在編制檔案目錄時,對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。

   4  檔案分類

   4.1 分類原則  以企業全部檔案為對象,依據企業管理職能,結合檔案內容及其形成特點,保持檔案之間的有機聯系,便于科學管理與開發利用。

   4.2 一級類目的設置  設置十個一級類目,即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業或生產程序特殊的企業,有些檔案難以歸入十大類目時,可根據實際需要增設一級類目。

   4.3 二級及二級以下類目的設置  二級類目按照企業管理職能和檔案的形成特點設置,如附錄A(補充件),附錄A中設置的二級類目,是工業企業檔案分類的基本二級類目,企業可結合實際需要增設或減少二級類目。

   工業企業檔案分類二級以下類目設置,參照附錄A中的基本范圍,結合行業特點和企業實際確定。工業企業檔案分類層次不宜過多。

   4.3.1黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類檔案分別按時間--問題(機構)分類設置二級及二級以下類目。

   4.3.2產品類檔案二級類目按產品種類設置,三級類目按產品型號設置,四級類目按產品結構或產品、工藝、工裝設計文件材料的內容設置。

   4.3.3科學技術研究類檔案二級類目按課題性質設置,三級類目按課題設置。

   4.3.4基本建設類檔案二級類目按工程性質或用途(生產設施、輔助生產設施、生活設施……)設置,三級類目按建筑項目設置,四級類目按子項工程或專業分工設置。

   4.3.5設備儀器類檔案二級類目按設備儀器種類(性能、用途)設置,三級類目按設備儀器型號設置。特大型企業的分廠、車間規模較大,設備數量多,可按分廠或工藝流程設置二級類目,按設備儀器種類設置三級類目,按設備儀器型號設置四級類目。

   4.3.6會計檔案按其形成特點和文件材料形式分別設置會計憑證、會計帳簿、會計報表及其他四個二級類目,會計憑證下設現金、銀行轉帳憑證、銷售憑證、成本核算憑證等三級類目,會計帳簿下設會計總帳、現金日記帳、銷售利潤明細帳等三級類目,會計報表下設年度會計報表、月(季度)會計報表等三級類目。

   4.3.7干部職工檔案按干部、工人分別設置二級類目,共設置干部、工人、離退休職工、死亡職工檔案四個二級類目,三級類目按干部、工人個人進行設置。

   5、類目標識

   5.1 一級類目采用大寫漢語拼音字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J……依次標識。亦可采用阿拉伯數字0~9或01~99標識。

   5.2 二級及二級以下類目采用阿拉伯數字1~9或01~99標識。產品、科學技術研究、設備儀器、基本建設類檔案亦可直接采用型號或項目代號標識相應級類目。黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、會計檔案類檔案要將年度號編入分類類目標識中。

   5.3 阿拉伯數字標識的類目層次中間用間隔號"?"隔離開,大寫漢語拼音字母與阿拉伯數字之間不加間隔號。

   5.4 標識示意

       A                    黨群工作(一級類目)

       A02                  組織工作(二級類目)

       A02?04?1988        組織結構設置(三級類目)

       或

       01                    黨群工作(一級類目)

       01?02                組織工作(二級類目)

       01?02?04?1988      組織結構設置(三級類目)

   6、案卷排架

   企業檔案按大類分別排架,大類之間不得交叉混排。

   6.1 黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類檔案,分別按大類、年度、問題排架,即把同一大類的案卷首先按年度分排,在各年度內,再將同一問題的案卷按長久、定期順序排列。亦可按大類、年度、保管期限排架,即在各年度內將同一保管期限案卷按問題順序排列。

   6.2 產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類檔案,分別按大類、項目(一個產品、一個課題、一項工程、一臺設備儀器)排架。對于分階段和項目更新、改造、維護、維修中形成歸檔的文件材料,采取預留空位或倒架的方式保持項目檔案的完整、系統。

   6.3 會計檔案按會計憑證、會計帳簿、會計報表分別進行排架。

   6.4 干部職工檔案案卷的編號和排架方法,按中組部、勞動部、國家檔案局的有關規定執行。

   7  檔號編制

   7.1 企業檔案的檔號由分類號、案卷號組成。

   7.2 黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、會計檔案類檔案,分別按年度編寫案卷順序號,一個年度一個案卷流水號。

   7.3 產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類檔案,分別以最低分類類目編寫案卷順序號,便于補充案卷。

   7.4  分類號與案卷號中間用間隔號"-"隔離開。

   7.5  檔號示意如附錄B(補充件)所示。

   8  檢索工具

   8.1  企業要依據本標準設置十個一級類目,結合各類檔案管理的特點,對企業檔案進行登記著錄,建立企業檔案檢索體系。

   8.2  企業檔案應建立總目錄、分類目錄、底圖目錄等三種書本式目錄和文件級卡片式目錄。

   8.2.1  企業檔案總目錄,亦稱總登記帳,主要是對產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類檔案案卷進行登記著錄。登記著錄時,按照歸檔時間的先后順序,以案卷為單位進行流水登記著錄。

   8.2.2  企業檔案應建立黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、產品、科學技術研究、基本建設、設備儀器、會計憑證、會計帳簿、會計報表、干部、工人、離退休職工、死亡職工檔案等十五種分類目錄。分類目錄要嚴格按照各類檔案案卷的排架順序進行登記著錄。

   產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類檔案在編制分類目錄時,分別在每一最低分類類目后面預留一定空位,以便補充案卷。

   8.2.3  底圖是根據其制成材料和保管利用的要求,對應其藍圖整理順序,單獨平放排列的,應建立一套相應的登記目錄。底圖目錄要對應其藍圖的整理順序按張進行登記著錄。

   8.2.4  企業應依據GB3792.5,對黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類檔案,以單份文件為著錄對象建立卡片式目錄。

 



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