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山東省檔案工作科學化管理規范


山東省檔案局關于印發 

 《山東省檔案工作科學化管理規范》的通知

 魯檔發〔2014〕23號

各市檔案局、省直各部門(單位):

為加強和改進機關、團體、企事業單位檔案工作,省檔案局依據國家有關規定,制定了《山東省檔案工作科學化管理規范》(以下簡稱《規范》),請認真貫徹執行。

本《規范》自2014年8月1日起施行,有效期至2019年7月31日。

 

山東省檔案局

2014年6月16日

 

山東省檔案工作科學化管理規范

 

1 范圍

本規范規定了檔案工作的原則、組織管理和制度要求,提出了檔案業務工作、信息化建設、安全保障和服務利用等方面的方法與指南。

本規范是各單位開展檔案工作的基本規范,適用于行政轄區內各級機關、團體、事業單位,企業單位參照執行。

2 總則

2.1 歸檔的文件材料應全面、真實地反映本單位履行職責的歷史面貌,滿足在證據、責任和信息等方面的需求。

2.2 檔案實行集中統一管理,公務活動中形成的應歸檔的文件材料任何組織、個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

2.3 維護檔案的齊全、完整、準確、系統與安全,任何組織、個人不得偽造或者擅自銷毀、篡改檔案。

2.4 檔案工作以收集齊全、整理規范、安全保管、有效利用為目標。

3 組織領導和制度建設

3.1 檔案管理組織

3.1.1 遵照國家檔案法規要求設立檔案工作管理機構,負責對本單位、本系統和直屬單位的檔案工作進行指導、監督與檢查。建立健全檔案監督管理網絡和科學有效的監管運行機制。

3.1.2 加強組織領導,全面貫徹落實國家關于檔案工作的法律、法規、規范和技術標準,嚴禁檔案管理違法違紀行為。

3.1.3 將檔案工作納入單位領導和工作人員崗位職責,納入各項工作流程,納入年度目標考核,與其他業務工作同部署、同檢查、同獎懲。

3.1.4 接受同級檔案行政管理部門和上級業務主管部門監督、指導,按照規定時限完成重大活動檔案登記、檔案統計年報、政務公開信息報送、檔案進館等檔案業務工作。

3.1.5 通過宣傳教育和專業培訓,增強全員檔案意識和檔案法治意識。

3.2 檔案工作人員

3.2.1 配備與單位檔案工作科學化管理相適應的專(兼)職檔案人員,檔案工作人員應具備相應的檔案專業知識,管理屬于國家所有的檔案工作人員應當持證上崗,檔案工作人員保持相對穩定。

3.2.2 加強檔案業務學習,積極參加檔案業務知識和崗位技能培訓。

3.3 檔案工作經費

檔案工作經費納入年度預算,配備必要的設施設備,滿足歸檔文件規范整理、檔案安全保管、檔案信息化建設與服務利用等業務需要。

3.4 檔案工作制度

3.4.1 將檔案工作制度融入到本單位制度建設體系,使之與其他工作制度有機銜接,為檔案工作開展提供保障。

3.4.2 建立完備的檔案工作制度,包括文件材料歸檔和檔案整理、保管、保密、鑒定、銷毀、統計、利用、庫房管理及離崗交接清點等制度。

3.4.3 按照國家檔案局8號令、10號令等法規要求,制定和完善本單位的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,并報同級檔案行政管理部門審核后實施。

3.4.4 建立檔案工作獎勵和責任追究制度。

4 檔案資源建設

4.1 檔案資源前端控制

4.1.1 嚴格執行文件材料歸檔制度,對國家規定應當整理歸檔的文件材料,做到應歸盡歸,應收盡收。

4.1.2 根據各單位文件材料歸檔范圍,從源頭上加強對文書、照片、聲像、會計、科技(基建)、設備、公務活動禮品等各種門類、各種載體檔案資料的收集,維護檔案資源的齊全、完整、準確、系統。

4.1.3 單位檔案機構依照法規制度對應歸檔文件的形成過程、形成質量、原始屬性、法律效用標識等進行動態監管,確保歸檔文件材料的真實性、原始性、完整性。

4.1.4 文件形成部門負責人或承辦活動(項目)的單位負責人是歸檔文件質量第一責任者,在文件歸檔前應對文件齊全、完整、準確、真實、整理規范情況進行審查,并簽署歸檔質量審查意見。

4.1.5 各類文件應按國家有關規定及時歸檔,未明確歸檔期限的不得超過1年。

4.2 電子文件歸檔管理

4.2.1 將電子文件歸檔管理工作納入電子政務、辦公自動化等信息化建設總體規劃,同步建設。

4.2.2 按照國家關于電子文件管理的規定,做好電子文件的歸檔、整理、保管、移交等工作。

4.3 重大活動(事件)、重點工程和重要科研項目檔案管理

4.3.1 主辦、承辦單位要將重大活動(事件)、重點工程、重要科研項目情況及時通知同級檔案行政管理部門,同時按照《山東省重大活動檔案管理辦法》(省政府令第247號)、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DAT28-2002)、《科學技術研究課題檔案管理規范》(DA/T2-1992)等有關要求做好檔案的收集、整理、保管、移交工作。

4.3.2 縣級以上人民政府確定的重點建設項目和重點科學技術研究項目的檔案,應當由同級檔案行政管理部門和有關主管部門驗收。

4.4 檔案征集

根據需要向社會或本單位退休、調離人員征集檔案資料。

4.5 檔案集中統一管理

檔案機構集中統一管理本單位的全部檔案,對業務部門或基層單位保存的業務或專門檔案,要建立檔案管理臺賬或目錄,歸檔文件數量納入檔案統計范圍,并對其實體保管和信息利用狀況進行動態監管。

4.6 檔案移交進館

各單位應按規定及時向同級國家綜合檔案館移交列入進館范圍的檔案。

5 檔案信息化建設

5.1 建設規劃

5.1.1 參照數字檔案室(館)建設指南,制定檔案信息化建設規劃,推進數字檔案室(館)建設。統籌協調數字檔案室與單位電子業務系統、國家綜合檔案館的關系,實現文檔一體化、館室一體化管理。

5.1.2 依托單位信息化建設成果,統籌規劃、設計和建設檔案信息化基礎設施,包括網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備等。

5.2 數字資源

5.2.1 建立檔案目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫,形成文書、照片、錄音、錄像,科技、專業等各門類電子檔案和傳統載體檔案數字化副本等數字檔案資源。

5.2.2 按照存量數字化、增量電子化的原則,開展傳統載體檔案數字化和電子文件歸檔,符合《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T31-2005)、《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46-2009)、《版式電子文件長期保存格式需求》(DA/T47-2009)等標準要求。

5.3 應用系統

5.3.1 數字檔案室管理系統應能集成管理各門類數字檔案資源,具備門類管理、接收采集、分類編目、檢索利用、鑒定統計等業務管理功能和身份認證、權限管理、審計跟蹤、電子簽名等安全管理功能,符合《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T 29194-2012)。

5.3.2 數字檔案室管理系統應與單位電子業務系統銜接,自動接收采集各業務系統的電子文件及其元數據;應與國家綜合檔案館銜接,按照標準移交電子檔案。

5.4 信息安全

5.4.1 按照信息系統安全等級保護工作的要求,配備必要的信息安全設備、建立信息安全管理制度、采取信息安全技術策略,保障信息系統安全。

5.4.2 定期備份數字檔案資源,建立數據恢復機制,保障數字檔案資源安全。

6 檔案安全保障

6.1 檔案庫房及工作用房

6.1.1 檔案庫房建筑、設計參照執行《檔案館建筑設計規范》(JGJ25-2010)和《檔案館建設標準》(建標103-2008)要求。

6.1.2 檔案庫房、業務技術用房、閱覽室、辦公室滿足檔案工作需要。

6.1.3 檔案庫房達到防火、防水、防潮、防蟲鼠、防光、防塵、防盜、防有害氣體、防磁要求,庫房內溫濕度控制符合國家規定。

6.2 檔案設施設備配備

6.2.1 檔案辦公設備。配備信息化管理需要的服務器、計算機、打印機、復印機、掃描儀、光盤刻錄機、照像機、錄音錄像等設備。

6.2.2 檔案保護設備。按照國家規定配備完善的消防、安保、溫度濕度控制及容災備份、應急電源等檔案安全設施、設備。

6.2.3 檔案裝具。配備數量充足、符合國家標準的卷皮、卷盒及檔案櫥、架。

6.3 庫房安全管理

6.3.1 人員、檔案出入庫登記內容準確、及時;定期進行庫房安全檢查,發現問題整改到位。

6.3.2 檔案人員離職或調動工作時,應嚴格執行檔案交接制度,依據檔案管理臺賬、統計報表、檢索目錄清點各種載體檔案庫存,并辦理檔案交接手續。

6.4 檔案安全管理

6.4.1 完善人防、物防、技防、聯防體系,檔案安全制度執行有效。

6.4.2 健全檔案信息數據安全管理機制和電子檔案數據容災管理、重要檔案異質異地備份等安全保障措施,確保檔案信息安全。

6.4.3 完善檔案開放利用審核鑒定機制,對應開放檔案和擬在網上公開的檔案信息,審慎進行劃控、鑒定。

6.4.4 大力開展紙質檔案數字化工作,及時對破損檔案進行搶救修復。

6.4.5 制定檔案災害應急處置預案,并經常組織演練、培訓,提高危機事件發生時相關責任人按照預案有序處置的能力。

7 檔案服務利用

7.1 檔案整理

嚴格按照國家有關標準整理各種門類、各種載體檔案,做到分類科學、排列有序、保管期限確定準確、檔號編制規范。

7.2 目錄編制

文書檔案編制歸檔文件目錄、專題目錄、文號索引等檢索工具;其他門類檔案根據相應規范要求編制檢索工具;按照著錄規則和《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46-2009)等要求建立目錄數據庫,實現計算機檢索。

7.3 建立全宗卷

按照《全宗卷規范》(DA/T12-2012)建立全宗卷,材料齊全,整理規范。

7.4 檔案利用

7.4.1 檔案查閱

及時高效為領導、機關各部門提供檔案借閱服務;嚴格借閱登記和利用效果反饋登記,編印檔案利用效果實例匯編。

7.4.2 檔案編研

編寫或續編全宗指南;編寫單位組織沿革、年度大事記、年鑒;編制檔案資料匯編;開發、整合檔案信息資源,為領導決策、單位工作、社會需求提供優質檔案信息服務。

7.4.3 通過舉辦檔案展覽、編輯出版圖書、制作檔案音像制品等,多角度、多形式開展檔案文化傳播。

7.4.4 積極實施檔案信息資源共享,實現開放檔案信息資源的遠程利用。

8 檔案工作創新

在檔案監管、收集整理、利用服務、保管保護及制度建設等方面開展具有首創性和示范性作用的工作。

來源:http://www.sdab.gov.cn/daj/zcfg/fgbz/flgf/webinfo/2015/01/1418350075756653.htm



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